Home sweet Home-Office

14.04.2020

 

Corona hat uns alle überrascht und gemeinsam ins Home-Office geschickt. Selbst Firmen und Chefs, die „remote arbeiten“ mit Etiketten wie „undenkbar“ oder „unproduktiv“ betitelten, sind nun gezwungen ihre Mitarbeiter nach Hause zu schicken. Und schlimmer noch: sie müssen selbst von zu Hause aus arbeiten.
Ironischerweise gehen die massiven Einschränkungen im öffentlichen Leben und unserem Bewegungsradius mit neuen Freiheiten im Berufsalltag einher.

Nun sind wir als TCJG-Berater öfter remote unterwegs. Bei Kunden, auf Reisen in der Bahn oder tatsächlich vom heimischen Küchentisch aus… Für uns ist diese Situation nicht ganz so neu und ungewohnt. Freilich, die zeitliche Variable, nicht nur tageweise, sondern wochenlang nicht ins Büro zu gehen, gab der Situation eine neue Dimension. Das verlangt nach neuen Spielregeln für die Zusammenarbeit. Schließlich sind wir ein Team und keine Einzelkämpfer.

#1 die Infrastruktur

Dank der Digitalexpertise und unserer Experimentierfreude für neue Trends und Tools hatten wir den entscheidenden Vorteil einer funktionierenden Infrastruktur. Jeder ist ausgestattet mit Smartphones und Laptop. Via Cloudsysteme, Microsoft Teams oder auch der bekannten VPN-Verbindung sind alle Unterlagen, Verknüpfungen und Kontakte jederzeit verfügbar. Voraussetzung Nummer 1 in Form von Hard- und Software war schon einmal vorhanden.

#2 neue Spielregeln

Als Organisationsberater im agilen Umfeld arbeiten wir schon seit langer Zeit mit agilen Besprechungsformaten wie „dailys“ oder „Scrum-Meetings“. Dennoch schafft die neue räumliche Distanz auch einen Bedarf an mehr Struktur. Wir haben daher unser wöchentliches Montags-Meeting aufgesplittet. Fünf „Morning dailys“, ein virtueller Check-In und ein kurzes Abschluss-Meeting, einen Check-Out geben unseren Tagen einen Rahmen. Das gibt dem agilen Wort „Re-Framing“ fast eine neue Bedeutung…

Als sehr schön und persönlich hat sich für unser kleines Team die folgende Vorgehensweise am Morgen bewährt: Erst ein kurzes, persönliches Check-In ohne „Berufskontext“. Wie geht es mir heute? Was bewegt oder beschäftigt mich? Auf was freue ich mich? Das fällt mal länger, mal kürzer aus. Auch „Corona“ war natürlich ein Thema. An dieser Stelle macht es auch nichts, über den Rahmen eines 15min- SCRUM Meetings hinaus zu gehen. Wenn der Bedarf da ist. Gefühlt sind sich alle dadurch auch emotional näher. Es ist ein kleiner Trost für die entfallenen privaten Talks, die sonst beim Lunch oder in der Kaffeeküche stattfinden.

Danach folgt ein Ausblick über die Tages-Tasks jedes Einzelnen. Hier wird auch schnell eventueller Abstimmungsbedarf klar, Meetings werden gleich festgelegt. Wir benutzen für unsere Aufgaben und Projekte „individuelle Landkarten“. Das sind kleine digitale Kärtchen, die sich problemlos in Trello oder dem Microsoft Planner anlegen lassen. So wissen alle, wer welche Aufgaben bearbeitet. Zuständigkeiten und Abhängigkeiten sind transparent. Auch die einzelnen kleinen Arbeitsschritte und Timings lassen sich einfach und schnell abbilden.
Unsere Tagesabschluss-Meetings folgen dann ganz dem Scrum-Prinzip. Sie sind knackig und dauern maximal 15 Minuten. Trotzdem sind sie wichtig. Alle Team-Mitglieder halten so einen gemeinsamen Wissenstand. Bei Änderungen, die es gerade in diesen Zeiten ja stündlich gibt, können wir so flexibel und schnell reagieren.

#3 neue Freiheiten

Mein Learning Nummer 1 im Home-Office: Jede neu gewonnene Freiheit geht mit einem Zuwachs der eigenen Verantwortung einher. Selbst-reflexion, -steuerung, -management bis hin zur Königsdisziplin Selbstführung sind unterschiedliche, aufeinander aufbauende Kompetenzen. Das lernen auch unsere Teilnehmer einer Online Lernreise bei einem Kunden gerade. Auch ich selbst merke, wie wichtig Struktur und Selbstkenntnis gerade im Home Office sind.

Einige Parameter kann ich völlig frei gestalten. Zum Beispiel: welche Tasks lege ich in den Vormittag? Welche in den Nachmittag? Andere Parameter sind fix und geben meinem Tag Struktur. Team-Calls, Webinare oder auch Pausen wie das Mittagessen zählen dazu. Dabei bin ich natürlich in der Luxus-Position nur für mich selbst sorgen zu dürfen. Ich werde nicht durch Kinder oder Ehemänner gestört. Ein schönes Beispiel ist hier das viral gegangene BBC News Live Interview. In die Live-Schalte mit einem Professor im Home Office platzen erst beide Kinder und dann die Ehefrau.

Alle Eltern haben in diesen Zeiten einen Bedarf an neuen Home Office Regeln für Familienmitglieder, um solche Szenen zu vermeiden. Sehr charmant finde ich allerdings die private Komponente, die sich hier überhaupt nicht mehr vom Beruflichen trennen lässt. Schließlich sind wir alle Töchter, Söhne, Eltern, Partner. Und ich wollte eh schon immer mal wissen, was im Küchenschrank meiner Kollegen steht und wie diese eingerichtet sind.

#4 new learning

Eine schöne, neue Gewohnheit haben wir uns bei TCJG im Home-Office einfallen lassen. Und ich hoffe sehr, dass wir diese auch in der Post-Corona Welt aufrechterhalten können. Wir haben ein Lunch & Learn eingeführt. Einen Mittagscall, manchmal auch mit externen Gästen, in dem wir uns gegenseitig neue Tools, Theorien und Praktiken beibringen. Digitales Knowledge-Sharing at its best! So viele Projektmanagement-, Collaborations- und digitale Tools habe ich die letzten Wochen step by step in kleinen Nuggets gelernt. Und gleich angewendet und in meinen Arbeitsalltag integriert. Einige haben wir auch verworfen und für uns als „nicht relevant“ bewertet. Und das bringt mich direkt zu meinem letzten Punkt.

#5 in der Ruhe liegt die Kraft

Die Vielzahl an Software und Tools und die mittlerweile vorhandenen Infrastruktur lassen uns fast alles im Home Office erledigen. Dennoch gilt auch hier: mit Maß und Ziel. Nicht jedes Tool, jede Spielerei oder jede neue Software passen in das jeweilige Geschäftsmodell, oder die individuelle Arbeitsweise. Trotz Zoom, Teams und Google Hangouts brauchen wir alle auch Zeiten ohne Meetings. Nur so kann Deep Work gelingen. Mein Wunsch für die  Zukunft:  ein neues Arbeiten, in der Remote und Präsenz beide ihren Stellenwert haben. Dank dem (unfreiwilligen) Zuwachs an Digitalkompetenz, den wir alle durchleben, lassen sich diese beiden Welten jetzt noch besser miteinander vereinen.
Auf in eine neue verknüpfte digitale Arbeitswelt, die vielleicht den persönlichen Kontakt noch höher schätzt als es vorher der Fall war.