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21.05.2021

Das virtuelle Feiern hat im letzten Jahr einen großen Sprung erlebt, aber, wie feiert man virtuell? Wie erreicht man all die Emotionen, die wir vom Feiern aus dem reellen Leben kennen und setzt damit einen Meilenstein?  Da muss man einen Schritt weiter gehen. Tauchen Sie mit einem unserer Projekte in die Welt der virtuellen Feier ein.

Die Welt des virtuellen Feierns

Nachdem wir jede Kundenkommunikation und unsere Workshops durch Covid-19 bedingt virtualisiert haben, stand nun auch die Durchführung einer Graduierungsfeier eines 24-monatigen Führungskräfteentwicklungsprogramms mit 34 Teilnehmern in einem virtuellen Format bevor. Dem Abschluss eines solch großartigen Programms ist eine Feier gemäß. Die Teilnehmer verlangen nach einer Feier. Einer großartigen Feier. Virtuell.

Normalerweise wäre die Abschlussfeier ein sehr festliches Event geworden, mit einem Dinner über mehrere Gänge, einer passenden Weinbegleitung, einer Zertifikatsverleihung sowie mit Reden, gehalten durch den CEO und weiteren Senior Leadern. Doch wie „übersetzt“ man so ein zwischenmenschliches Zusammenkommen mitsamt allen wichtigen und auch mächtigen Emotionen in die virtuelle Welt? Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter.

Die Organisation der virtuellen Feier 

Als wir uns zusammen mit dem Kunden an die Konzeption des virtuellen Feierns machten, waren der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Die Frage war nur wie erreichen wir ein Event-Gefühl in der virtuellen Welt?

Da das gesamte Führungskräfteprogramm bereits auf MS Teams gehostet wurde, haben wir uns wieder für MS Teams als Eventplattform entschieden. Um uneingeschränkt alle Teams-Funktionen, wie Chat, Zugriff auf Dokumente nutzen zu können, haben wir die Teilnehmer auf unsere Teams-Umgebung eingeladen. Wir haben hierzu eine genaue Beschreibung mit Screenshots verschickt und einen Technical-Check Call mit den Teilnehmern durchgeführt, um alle Call-Funktionen zu testen.

Mit einem Caterer erfolgte die Organisation eines passenden lukullischen Rahmens: Ein Menü. Zu Hause.

Damit alle Teilnehmer gemeinsam mit ihrer Familie feiern können, haben wir uns entschlossen, sie am Abendessen mitgestalten zu lassen. Die Teilnehmer haben das Wochenende vor der virtuellen Feier Pizza-Kits zugeschickt bekommen. Die Idee, dass die gesamte Familie ihre Pizza selbst erstellt und backt, kam sowohl bei den Teilnehmern mit Kindern als auch bei den Singles an, die ihre Freunde eingeladen haben.

Natürlich wurden auch die Getränke mit Bedacht gewählt– eine Umfrage zu den Lieblingsgetränken der Teilnehmer wurde im Vorfeld durchgeführt.
Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter!

Der offizielle Teil der virtuellen Feier

Vor dem Event erhielten alle Teilnehmer noch eine Box – mit der Aufschrift „Erst öffnen, wenn aufgefordert“.
Doch, bevor die Box geöffnet werden konnte, hieß es ein letztes Mal: zunächst die Arbeit, dann das Vergnügen.

Anlässlich des Abschlusses der Qualifizierungsreise pitchten die Teilnehmer zu Best Business Practises. Anlässlich des offiziellen Teils der Feier wurden die 12 Personen der Shortlist und die 6 Gewinner  preisgegeben. Der CEO, der Programm Leader der Führungskräfteentwicklung und auch der Operations Lead hielten Reden, die die Wertschätzung für alle Beteiligten und die Bedeutung des Programms für das Unternehmen betonten.

…Und endlich heiß es: 34 Boxen öffnen. Es wurden immer 9 Namen aufgerufen, die live vor der Kamera ihre Box aufmachten und ihre Geschenke in die Kamera hielten. Die auf den Gesichtern ersichtliche Freude war groß. Was war in der Box? – Ein persönliches Zertifikat, ein eigens für dieses Programm entwickelter Glas Pylon und das individuell bevorzugte Getränk eines jeden Teilnehmers für diesen Anlass.

Stolz, Begeisterung, Freude, Applaus, Emojis und strahlende Gesichter – alles wird gleichzeitig sichtbar. Screenshots über Screenshots wurden geschossen – die Fotos der neuen Welt. Die Emotion war da, man konnte sie fast anfassen. Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter.

Die informelle virtuelle Feier

Nachdem die formale Zeremonie vorbei war, hatten alle Programm-Teilnehmer Zeit, ihre Eindrücke zu reflektieren und sich in smart-casual umzuziehen. Dann startete das virtuelle Feiern. Zeit und Location: 19 Uhr mit einem Getränk im Hauptraum. Die Musik war von Beginn an dabei.

Es wurden sechs Räume auf MS Teams mit unterschiedlichen Mottos vorbereitet: Die Lobby, Die Irish Bar, Die Open Air Lounge, Die Late Night Terrasse, Der moderne Biergarten und Light Forest Open Bar. Jeder konnte über den Abend hinweg von Raum zu Raum „hoppen“ und sich mit anderen Teilnehmern spontan treffen.

Um ein realistisches visuelles Erlebnis zu schaffen, hatte jeder Teilnehmer im Vorfeld ein Bild zu der jeweiligen Location erhalten, dass er sich als Hintergrundbild hochladen sollte und je nach Raum, in dem er sich befand, auswechseln konnte. Dazu, ein Drink in der Hand, Snacks aus einer bereit gestallten Snackbox daneben, viel Lachen, Spaß und freudvolle Erinnerungen.
So geht das: Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter.

 

 

Dürfen wir auch Ihnen bei der Durchführung Ihrer virtuellen Feier behilflich sein?
Kontaktieren Sie uns bitte. Wir sind für Sie da.

Sie gestalten Zukunft.
Mit uns geht das gut.

24.11.2020

Auf unserer Company Journey, die noch ein gutes Stück durch COVID geprägt sein wird, ist Anpassung zu einem Schlüsselfaktor geworden. Nicht nur ein Schlüssel zum Überleben, sondern ein Schlüssel zum Erfolg. Und obwohl sich das auf alles und jedes bezieht, legen wir hier einen Schwerpunkt auf das Thema „Virtualisierung“ – virtuelle Meetings und Remote-Arbeit.
Ein Technologieschub ist offensichtlich, und laut einer McKinsey-Forschung, hat er uns fast 5 Jahre nach vorne gebracht. Virtuelle Technologie – fast forward.

Hinein in die virtuelle Welt mit MS Teams

TCJG hat schon seit ein paar Jahren Erfahrungen mit virtuellen Formaten. Mit dem ersten Lock-Down haben wir unmittelbar voll auf digitale Formate gesetzt. Und dabei eine Menge Tools erprobt.
Microsoft Teams hat sich schnell einen zentralen Platz erobert, da es in der Welt unserer Kunden am besten repräsentiert ist. Wir gestalten interaktive virtuelle Workshops mit diesem Tool mit über 70 Teilnehmern im Plenum. Innerhalb weniger Minuten wechseln die Teilnehmer in Kleingruppen, um an individuellen Aufgaben zu arbeiten und in den Austausch zu geben. Hier werden sowohl Ideen als auch Dateien ausgetauscht. Es ist, als ginge man von einer Sitzung zur nächsten und sähe seine Kollegen dann wieder in einem großen Konferenzraum. Nur digital. Die Power von Break-Out-Rooms. Virtuelle Technologie – fast forward.

Im virtuellen Format ankommen – vor der eigentlichen Session

Um einen reibungslosen Ablauf des virtuellen Workshops für jeden Teilnehmer zu gewährleisten, fördern wir so genannte „technical-check calls“ vor dem eigentlichen virtuellen Workshop. Wir haben gelernt, wie wertvoll es ist, dass sich alle Teilnehmer mit ihrer (virtuellen) Umgebung, sowohl im Hauptraum als auch in den Breakout-Rooms, vertraut und wohl fühlen. Und auch mit allen Kollaborationswerkzeugen, die wir in unserem Workshop einsetzen wollen, wie z.B. ein Whiteboard oder Umfrage. Kurz gesagt, die Optionen und Möglichkeiten von MS Teams werden vom Facilitator vorgestellt und sofort von den Teilnehmern getestet. Im Falle eines Problems kann dies dann vor Beginn des Workshops gelöst werden.

Und dann in der eigentlichen Session – Da geht was

Durch die Anpassung des technischen Aspekts in den Microsoft Teams stellen wir sicher, dass der Workshop selbst reibungslos abläuft. Wir können uns jetzt auf Teilnehmer und Inhalte konzentrieren und eine richtige virtuelle Erfahrung anbieten.

Abgesehen davon, dass wir uns gegenseitig auf einem Bildschirm sehen, sind wir in der Lage, schnell Links, Daten, Ideen, Fragen oder ein Lächeln auszutauschen, indem wir einfach die MS-Team-Chat-Option während des Workshops verwenden.

Verschiedene Plug-ins ermöglichen es uns, unser Meeting oder ein Workshop genau auf unsere Bedürfnisse abzustimmen. Durch das Hinzufügen eines Wiki tab oder eines OneNote tab können Sie sich schnell Notizen machen, Dokumente erstellen, gemeinsam mit Ihren Kollegen Gedanken austauschen und dann Ihre Ideen grafisch präsentieren, indem Sie Whiteboard-Tab wie InVision oder Conceptboard hinzufügen. In unseren Workshops hat sich das Conceptboard als ein großartiges Kollaborationswerkzeug gezeigt – benutzerfreundlich und mit großen Präsentationsmöglichkeiten. Zusammen mit dem Einsatz des Mentimeter ermutigen wir die Teilnehmer auf diese Weise, sich zu beteiligen und aktiv in einem Workshop zu sein.

Nicht als Beobachter, sondern als Teilnehmer.

Und dann, nach ein paar Übungen und dem Gedankenaustausch, ist es Zeit für eine Pause. Und was wäre das für eine Pause ohne ein bisschen Musik oder ein schönes Video auf dem Bildschirm, nur bis wir uns wieder sehen und mit dem Workshop fortfahren. Virtuelle Technologie – fast forward.

Unser Tipp: Wenn Sie Moderator sind, gibt es auch einige großartige neue Optionen wie z.B. Spotlight Option – die Wahl eines Videos (einschließlich Ihres eigenen) als Hauptvideo, das alle Teilnehmer sehen. Ziemlich cool.
Virtuelle Technologie – fast forward.

Es geht noch weiter – immer wieder Neues kommt

Außerdem gab es einige ziemlich interessante Ankündigungen über aktuelle MS Teams Entwicklungen, wie z.B. Meeting recap Option –  die die Aufzeichnung des Meetings, die Abschrift, den Chat und gemeinsam genutzte Dateien in einem Meeting-Chat für alle Teilnehmer des Meetings ermöglicht.

Die neue Together-Mode und Custom Layouts Option sollten diese virtuelle Erfahrung auf ein viel höheres Niveau heben. Durch die Erstellung von Grafiken, sollten wir das Gefühl haben, dass wir uns tatsächlich in einem Workshop, einem Seminar oder in einem Café befinden. Und mit Custom Layouts werden wir in der Lage sein, gleichzeitig ein Video-Feed und den Moderator zu sehen. Auf diese Weise können die Teilnehmer sowohl dem Material folgen und auch die Gesichtsmimik des Moderators sehen.

Der bestehende Together-Mode ist ab 4 Personen in einer Session verfügbar. Sobald 10 und mehr Teilnehmer anwesend sind kann eine große Galerie-Option gewählt werden.

Virtuelle Technologie – fast forward.

Wir müssen zustimmen, dass sich unsere Routine, unser tägliches Leben verändert hat. Mit jedem Tag entdecken wir mehr und mehr Möglichkeiten. Neue, unglaubliche Entwicklungen in der virtuellen Welt passieren fast forward. Die Zukunft findet jetzt statt. Und die Frage ist – verwandelt sich die Realität in virtuell oder virtuell in der Realität?

Sie gestalten Zukunft.
Mit uns geht das gut.