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Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter

21.05.2021

Das virtuelle Feiern hat im letzten Jahr einen großen Sprung erlebt, aber, wie feiert man virtuell? Wie erreicht man all die Emotionen, die wir vom Feiern aus dem reellen Leben kennen und setzt damit einen Meilenstein?  Da muss man einen Schritt weiter gehen. Tauchen Sie mit einem unserer Projekte in die Welt der virtuellen Feier ein.

Die Welt des virtuellen Feierns

Nachdem wir jede Kundenkommunikation und unsere Workshops durch Covid-19 bedingt virtualisiert haben, stand nun auch die Durchführung einer Graduierungsfeier eines 24-monatigen Führungskräfteentwicklungsprogramms mit 34 Teilnehmern in einem virtuellen Format bevor. Dem Abschluss eines solch großartigen Programms ist eine Feier gemäß. Die Teilnehmer verlangen nach einer Feier. Einer großartigen Feier. Virtuell.

Normalerweise wäre die Abschlussfeier ein sehr festliches Event geworden, mit einem Dinner über mehrere Gänge, einer passenden Weinbegleitung, einer Zertifikatsverleihung sowie mit Reden, gehalten durch den CEO und weiteren Senior Leadern. Doch wie „übersetzt“ man so ein zwischenmenschliches Zusammenkommen mitsamt allen wichtigen und auch mächtigen Emotionen in die virtuelle Welt? Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter.

Die Organisation der virtuellen Feier 

Als wir uns zusammen mit dem Kunden an die Konzeption des virtuellen Feierns machten, waren der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Die Frage war nur wie erreichen wir ein Event-Gefühl in der virtuellen Welt?

Da das gesamte Führungskräfteprogramm bereits auf MS Teams gehostet wurde, haben wir uns wieder für MS Teams als Eventplattform entschieden. Um uneingeschränkt alle Teams-Funktionen, wie Chat, Zugriff auf Dokumente nutzen zu können, haben wir die Teilnehmer auf unsere Teams-Umgebung eingeladen. Wir haben hierzu eine genaue Beschreibung mit Screenshots verschickt und einen Technical-Check Call mit den Teilnehmern durchgeführt, um alle Call-Funktionen zu testen.

Mit einem Caterer erfolgte die Organisation eines passenden lukullischen Rahmens: Ein Menü. Zu Hause.

Damit alle Teilnehmer gemeinsam mit ihrer Familie feiern können, haben wir uns entschlossen, sie am Abendessen mitgestalten zu lassen. Die Teilnehmer haben das Wochenende vor der virtuellen Feier Pizza-Kits zugeschickt bekommen. Die Idee, dass die gesamte Familie ihre Pizza selbst erstellt und backt, kam sowohl bei den Teilnehmern mit Kindern als auch bei den Singles an, die ihre Freunde eingeladen haben.

Natürlich wurden auch die Getränke mit Bedacht gewählt– eine Umfrage zu den Lieblingsgetränken der Teilnehmer wurde im Vorfeld durchgeführt.
Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter!

Der offizielle Teil der virtuellen Feier

Vor dem Event erhielten alle Teilnehmer noch eine Box – mit der Aufschrift „Erst öffnen, wenn aufgefordert“.
Doch, bevor die Box geöffnet werden konnte, hieß es ein letztes Mal: zunächst die Arbeit, dann das Vergnügen.

Anlässlich des Abschlusses der Qualifizierungsreise pitchten die Teilnehmer zu Best Business Practises. Anlässlich des offiziellen Teils der Feier wurden die 12 Personen der Shortlist und die 6 Gewinner  preisgegeben. Der CEO, der Programm Leader der Führungskräfteentwicklung und auch der Operations Lead hielten Reden, die die Wertschätzung für alle Beteiligten und die Bedeutung des Programms für das Unternehmen betonten.

…Und endlich heiß es: 34 Boxen öffnen. Es wurden immer 9 Namen aufgerufen, die live vor der Kamera ihre Box aufmachten und ihre Geschenke in die Kamera hielten. Die auf den Gesichtern ersichtliche Freude war groß. Was war in der Box? – Ein persönliches Zertifikat, ein eigens für dieses Programm entwickelter Glas Pylon und das individuell bevorzugte Getränk eines jeden Teilnehmers für diesen Anlass.

Stolz, Begeisterung, Freude, Applaus, Emojis und strahlende Gesichter – alles wird gleichzeitig sichtbar. Screenshots über Screenshots wurden geschossen – die Fotos der neuen Welt. Die Emotion war da, man konnte sie fast anfassen. Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter.

Die informelle virtuelle Feier

Nachdem die formale Zeremonie vorbei war, hatten alle Programm-Teilnehmer Zeit, ihre Eindrücke zu reflektieren und sich in smart-casual umzuziehen. Dann startete das virtuelle Feiern. Zeit und Location: 19 Uhr mit einem Getränk im Hauptraum. Die Musik war von Beginn an dabei.

Es wurden sechs Räume auf MS Teams mit unterschiedlichen Mottos vorbereitet: Die Lobby, Die Irish Bar, Die Open Air Lounge, Die Late Night Terrasse, Der moderne Biergarten und Light Forest Open Bar. Jeder konnte über den Abend hinweg von Raum zu Raum „hoppen“ und sich mit anderen Teilnehmern spontan treffen.

Um ein realistisches visuelles Erlebnis zu schaffen, hatte jeder Teilnehmer im Vorfeld ein Bild zu der jeweiligen Location erhalten, dass er sich als Hintergrundbild hochladen sollte und je nach Raum, in dem er sich befand, auswechseln konnte. Dazu, ein Drink in der Hand, Snacks aus einer bereit gestallten Snackbox daneben, viel Lachen, Spaß und freudvolle Erinnerungen.
So geht das: Die virtuelle Feier – ein Schritt weiter.

 

 

Dürfen wir auch Ihnen bei der Durchführung Ihrer virtuellen Feier behilflich sein?
Kontaktieren Sie uns bitte. Wir sind für Sie da.

Sie gestalten Zukunft.
Mit uns geht das gut.

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Onboarding Remote

08.06.2020

 

Ganz im Zeitgeist von COVID19 findet aktuell ja auch Onboarding Remote statt. In diesem Case teilen zwei neue Guides von TCJG ihre individuellen, persönlichen Erfahrungen mit dem Kennenlernen, Ankommen und den ersten Schritten auf rein virtuellem Weg. Wahre Geschichten über eine ganz neue Journey.

Verzögerter Beginn durch Lock-Down

Es ist schon aufregend, einen neuen Job zu beginnen, der mit ungewohnten Situationen, unbekannten Mitstreitern und zunächst fremden Projekten einhergeht. …aber noch aufregender wird es, wenn man aus der Ferne und virtuell beginnt, ohne jemanden aus dem Unternehmen im „Echt“ zu sehen. Onboarding Remote haben wir das genannt.

Da sind wir, Gina und Katharina, die beide während des Corona-Lock-Down zu TCJG in München kamen. Wir sind beide dankbar, dass wir in einer Zeit, in der die meisten Unternehmen zögern, jemanden einzustellen, eine neue Aufgabe übernehmen konnten….

„Ursprünglich sollte ich dem TCJG im März beitreten, aber wegen des Beginns des Corona-Ausbruchs wurde dieser Termin verschoben und ich habe im Mai angefangen. Das war bereits eine außerordentliche Herausforderung für mich, da ich nicht sicher war, ob es überhaupt die Möglichkeit geben wird, dem Team beizutreten.
Die ganze Zeit, von März bis Mai, blieb ich mit Eva in Kontakt. Unsere Kommunikation war immer transparent, offen und herzlich. Das bedeutet mir sehr viel“.

Dann eben ganz ohne „live“ 

„Ich hatte einen ganz anderen Start. Tatsächlich lernte ich Eva während des Lock Down in einem Webinar kennen, das Eva und unsere strategische Partnerin Barbara Wietasch zum Thema „Shared LeaderShift“ gehalten haben. Die beiden stellten ein neues Führungskonzept für Organisationen vor, das ich einzigartig fand und noch nie zuvor gesehen habe. Ich habe Eva nach dem Webinar direkt kontaktiert, ob sie an einer Zusammenarbeit interessiert ist, um dieses Konzept mit Unternehmen zu erproben. Während wir uns besser kennen lernten, bot Eva mir an, in ihrem Unternehmen zu arbeiten. Und hier bin ich.“

 Die ersten Tage beim Onboarding Remote

Am ersten Tag unseres Beitritts gab es viele Fragezeichen darüber, wie dies ablaufen wird. Wir haben beide Erfahrungen mit der Remote Work gemacht, aber diese Art nur so zu arbeiten war für uns beide etwas völlig Neues. Wir haben uns gefragt, wie wir uns vorbereiten und wie wir diese Situation so positiv wie möglich gestalten können.

Die erste Woche der virtuellen Zusammenarbeit mit Eva und dem Team verlief sehr reibungslos, da sie sehr strukturiert und gut organisiert war: Wir begannen jeden Morgen mit einem Team Call über Zoom, bei dem alle ihre aktuelle persönliche Situation und ihr Tagesziel skizzierten. Außerdem lernten wir jedes Teammitglied bei einer virtuellen Tasse Kaffee kennen und hatten kurze virtuelle Onboarding-Meetings über MS-Teams mit Eva, die uns die Vision, Kunden und Projekte des Unternehmens vorstellte. All dies ermöglichte uns einen reibungslosen Übergang in das Team, die Arbeitsaufgaben und die Arbeitskultur. Wir fühlten uns sehr schnell von allen willkommen und einbezogen. Dazu trug auch bei, dass wir mittags immer einen Call hatten, in dem wir miteinander lernten.

Zwischenmenschliche Schwingungen kommen auch online rüber

Zu Beginn hatten wir natürlich auch ein persönliches Gespräch mit Eva.

„Ich sah Eva das erste Mal in meinem Leben, als ich meinen Vertrag unterschreiben wollte und meinen Laptop persönlich im Büro abholte … Es war eine schöne Begegnung. Ich war überrascht, als ich feststellte, dass wir persönlich die gleichen zwischenmenschlichen Schwingungen hatten wie virtuell. Dies ist eine Bestätigung, dass menschliche Vibes auch beim Onbaording Remote in virtuellen Kanäle existieren“.

„Ich kam auch einmal während des Lock Downs ins Büro, um mich mit Eva zu treffen und meinen Laptop abzuholen.  Es dauerte nur ein paar Stunden und ich konnte mit der Arbeit beginnen. Die Ausrüstung, das Konto, alles war da und einsatzbereit. …“

Es war großartig zu erfahren, wie wir schnell mit dem Server und den virtuellen Kollaborationstools des Unternehmens gut vertraut waren. Für den Fall, dass wir eine technische Herausforderung zu bewältigen hatten, konnten wir unseren IT Support um Hilfe bitten. Das ging schnell und unkompliziert.

Noch besser ist es trotzdem live und in Farbe

Als wir bereits fast einen Monat lang im Unternehmen waren, beschlossen wir alle, am 25. Mai ins Büro zu kommen. Es war eine schöne und warme Erfahrung, mit allen Kollegen in der Morgenbesprechung an einem gemeinsamen Tisch zu sitzen und sich im wirklichen Leben zu sehen. Eine andere Erfahrung, den Kollegen physisch so nahe zu sein.

Es ist ja unklar, was die Zukunft bringen wird oder wie lange wir im Büro arbeiten können, aber wir freuen uns alle auf die Zusammenarbeit. Wir zwei „Neuen“ haben aus dieser Onboarding-Erfahrung gelernt, neue Situationen so anzunehmen, wie sie kommen, und zwar mit einer aufgeschlossenen, positiven und flexiblen Art und Weise.

Als Mitbringsel für uns denken wir, dass wir jede herausfordernde Situation überwinden können, indem wir nahe beieinander sind und transparent kommunizieren: sowohl vor Ort als auch aus der Ferne.

Was wir aus unserer Erfahrung empfehlen

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass Onboarding Remote gut funktioniert, wenn diese Ansätze verfolgt werden.

  • Bereitstellung technischer Ausrüstung (Laptop, Zugang zum Firmenserver, Kollaborationstools usw.)
  • Regelmäßige virtuelle Sprints
  • Strukturierte Art der Kommunikation und des Informationsaustauschs
  • Gegenseitiges Kennenlernen per Video

Wir danken dem TCJG Team und Eva, die diese Erfahrung so positiv und reibungslos für uns gemacht und eine so ausgezeichnete Art der Interaktion gezeigt hat. Es macht echt Spaß mit Euch hier!