Onboarding Remote – The Company Journey Guides

08.06.2020

In the spirit of COVID19, Onboarding Remote is currently taking place. In this case two new TCJG guides share their individual, personal experiences with getting to know each other, arriving and taking the first steps on a purely virtual way. True stories about a whole new journey.

Delayed start due to lock-down

It is exciting to start a new job, which involves unfamiliar situations, new co-workers and new projects. …but it becomes even more exciting when you start from a distance and virtually without seeing anyone from the company in the “real world”. Onboarding Remote is what we call it. There we are, Gina and Katharina, who both came to TCJG in Munich during the Corona lock-down. We are both grateful that we were able to take on a new role at a time when most companies are reluctant to hire someone…. “Originally I was supposed to join TCJG in March, but because of the start of the Corona outbreak, this date was postponed and I started in May. This was already an extraordinary challenge for me, as I was not sure if there would even be a chance to join the team. The whole time, from March to May, I stayed in contact with Eva. Our communication was always transparent, open and friendly. That means a lot to me”.

Then just completely without “live”

“I had a completely different start. In fact, I got to know Eva during the Lock Down in a webinar that Eva and our strategic partner Barbara Wietasch held on the topic of “Shared LeaderShift“. The two presented a new leadership concept for organizations that I found unique and had never seen before. I contacted Eva directly after the webinar to see if she was interested in working with me to test this concept with companies. While we got to know each other better, Eva offered me to work in her company. And here I am.”

The first days with Onboarding Remote

On the first day we joined, there were many question marks over how this would work. We both had experiences with Remote Work, but this way of working was completely new for both of us. We asked ourselves how we could prepare ourselves and how we could make this situation as positive as possible. The first week of virtual collaboration with Eva and the team went very smoothly, as it was very structured and well organized: We started every morning with a team call via Zoom, where everyone outlined their current personal situation and their daily goal. We also got to know each team member over a virtual cup of coffee and had short virtual onboarding meetings on MS-Teams with Eva, who introduced us to the company’s vision, customers and projects. All this allowed us a smooth transition into the team, work tasks and work culture. We very quickly felt welcome and included by everyone. This was also helped by the fact that we always had a call at lunchtime where we learned together.

Interpersonal vibrations also come across online

At the beginning we also had a personal conversation with Eva. “I saw Eva for the first time in my life when I came to sign my contract and picked up my laptop in person at the office… It was a nice meeting. I was surprised when I realized that we had the same interpersonal vibrations in person as we did virtually. This is a confirmation that human vibes exist in virtual channels even when using the Onbaording Remote”. “I also came to the office once during the lockdown to meet with Eva and pick up my laptop. It only took a few hours and I was able to start working. The equipment, the account, everything was there and ready to go. …“ It was great to learn how we quickly became familiar with the company’s server and virtual collaboration tools. In case we had a technical challenge we could ask our IT support for help. It was quick and easy.”

Live and in color is still better

Having been with the company for almost a month, we all decided to come to the office on May 25th. It was a nice and warm experience to sit at the same table with all our colleagues in the morning meeting and see each other in real life. Another experience, to be physically so close to the colleagues.
It’s not clear what the future will bring or how long we can work in the office, but we are all looking forward to working together. We two “newcomers” have learned from this onboarding experience to accept new situations as they come, in an open-minded, positive and flexible way. As a takeaway for us, we think that we can overcome any challenging situation by being close and communicating transparently: both onsite and remotely.

What we recommend from our experience
The most important finding is that onboarding remote works well when these concepts are followed.

Technical equipment (laptop, access to the company server, collaboration tools, etc.)
Regular virtual sprints
Structured way of communication and information exchange
Getting to know each other via video

We thank the TCJG team and Eva who made this experience so positive and smooth for us and showed such an excellent way of interaction. It’s really fun with you here!

08.06.2020

Ganz im Zeitgeist von COVID19 findet aktuell ja auch Onboarding Remote statt. In diesem Case teilen zwei neue Guides von TCJG ihre individuellen, persönlichen Erfahrungen mit dem Kennenlernen, Ankommen und den ersten Schritten auf rein virtuellem Weg. Wahre Geschichten über eine ganz neue Journey.

Verzögerter Beginn durch Lock-Down

Es ist schon aufregend, einen neuen Job zu beginnen, der mit ungewohnten Situationen, unbekannten Mitstreitern und zunächst fremden Projekten einhergeht. …aber noch aufregender wird es, wenn man aus der Ferne und virtuell beginnt, ohne jemanden aus dem Unternehmen im “Echt” zu sehen. Onboarding Remote haben wir das genannt.

Da sind wir, Gina und Katharina, die beide während des Corona-Lock-Down zu TCJG in München kamen. Wir sind beide dankbar, dass wir in einer Zeit, in der die meisten Unternehmen zögern, jemanden einzustellen, eine neue Aufgabe übernehmen konnten….

“Ursprünglich sollte ich dem TCJG im März beitreten, aber wegen des Beginns des Corona-Ausbruchs wurde dieser Termin verschoben und ich habe im Mai angefangen. Das war bereits eine außerordentliche Herausforderung für mich, da ich nicht sicher war, ob es überhaupt die Möglichkeit geben wird, dem Team beizutreten.
Die ganze Zeit, von März bis Mai, blieb ich mit Eva in Kontakt. Unsere Kommunikation war immer transparent, offen und herzlich. Das bedeutet mir sehr viel”.

Dann eben ganz ohne “live”

“Ich hatte einen ganz anderen Start. Tatsächlich lernte ich Eva während des Lock Down in einem Webinar kennen, das Eva und unsere strategische Partnerin Barbara Wietasch zum Thema “Shared LeaderShift” gehalten haben. Die beiden stellten ein neues Führungskonzept für Organisationen vor, das ich einzigartig fand und noch nie zuvor gesehen habe. Ich habe Eva nach dem Webinar direkt kontaktiert, ob sie an einer Zusammenarbeit interessiert ist, um dieses Konzept mit Unternehmen zu erproben. Während wir uns besser kennen lernten, bot Eva mir an, in ihrem Unternehmen zu arbeiten. Und hier bin ich.”

Die ersten Tage beim Onboarding Remote

Am ersten Tag unseres Beitritts gab es viele Fragezeichen darüber, wie dies ablaufen wird. Wir haben beide Erfahrungen mit der Remote Work gemacht, aber diese Art nur so zu arbeiten war für uns beide etwas völlig Neues. Wir haben uns gefragt, wie wir uns vorbereiten und wie wir diese Situation so positiv wie möglich gestalten können.

Die erste Woche der virtuellen Zusammenarbeit mit Eva und dem Team verlief sehr reibungslos, da sie sehr strukturiert und gut organisiert war: Wir begannen jeden Morgen mit einem Team Call über Zoom, bei dem alle ihre aktuelle persönliche Situation und ihr Tagesziel skizzierten. Außerdem lernten wir jedes Teammitglied bei einer virtuellen Tasse Kaffee kennen und hatten kurze virtuelle Onboarding-Meetings über MS-Teams mit Eva, die uns die Vision, Kunden und Projekte des Unternehmens vorstellte. All dies ermöglichte uns einen reibungslosen Übergang in das Team, die Arbeitsaufgaben und die Arbeitskultur. Wir fühlten uns sehr schnell von allen willkommen und einbezogen. Dazu trug auch bei, dass wir mittags immer einen Call hatten, in dem wir miteinander lernten.

Zwischenmenschliche Schwingungen kommen auch online rüber

Zu Beginn hatten wir natürlich auch ein persönliches Gespräch mit Eva.

“Ich sah Eva das erste Mal in meinem Leben, als ich meinen Vertrag unterschreiben wollte und meinen Laptop persönlich im Büro abholte … Es war eine schöne Begegnung. Ich war überrascht, als ich feststellte, dass wir persönlich die gleichen zwischenmenschlichen Schwingungen hatten wie virtuell. Dies ist eine Bestätigung, dass menschliche Vibes auch beim Onbaording Remote in virtuellen Kanäle existieren”.

“Ich kam auch einmal während des Lock Downs ins Büro, um mich mit Eva zu treffen und meinen Laptop abzuholen. Es dauerte nur ein paar Stunden und ich konnte mit der Arbeit beginnen. Die Ausrüstung, das Konto, alles war da und einsatzbereit. …“

Es war großartig zu erfahren, wie wir schnell mit dem Server und den virtuellen Kollaborationstools des Unternehmens gut vertraut waren. Für den Fall, dass wir eine technische Herausforderung zu bewältigen hatten, konnten wir unseren IT Support um Hilfe bitten. Das ging schnell und unkompliziert.

Noch besser ist es trotzdem live und in Farbe

Als wir bereits fast einen Monat lang im Unternehmen waren, beschlossen wir alle, am 25. Mai ins Büro zu kommen. Es war eine schöne und warme Erfahrung, mit allen Kollegen in der Morgenbesprechung an einem gemeinsamen Tisch zu sitzen und sich im wirklichen Leben zu sehen. Eine andere Erfahrung, den Kollegen physisch so nahe zu sein.

Es ist ja unklar, was die Zukunft bringen wird oder wie lange wir im Büro arbeiten können, aber wir freuen uns alle auf die Zusammenarbeit. Wir zwei “Neuen” haben aus dieser Onboarding-Erfahrung gelernt, neue Situationen so anzunehmen, wie sie kommen, und zwar mit einer aufgeschlossenen, positiven und flexiblen Art und Weise.

Als Mitbringsel für uns denken wir, dass wir jede herausfordernde Situation überwinden können, indem wir nahe beieinander sind und transparent kommunizieren: sowohl vor Ort als auch aus der Ferne.

Was wir aus unserer Erfahrung empfehlen

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass Onboarding Remote gut funktioniert, wenn diese Ansätze verfolgt werden.

Bereitstellung technischer Ausrüstung (Laptop, Zugang zum Firmenserver, Kollaborationstools usw.)
Regelmäßige virtuelle Sprints
Strukturierte Art der Kommunikation und des Informationsaustauschs
Gegenseitiges Kennenlernen per Video

Wir danken dem TCJG Team und Eva, die diese Erfahrung so positiv und reibungslos für uns gemacht und eine so ausgezeichnete Art der Interaktion gezeigt hat. Es macht echt Spaß mit Euch hier!