24.11.2020

Auf unserer Company Journey, die noch ein gutes Stück durch COVID geprägt sein wird, ist Anpassung zu einem Schlüsselfaktor geworden. Nicht nur ein Schlüssel zum Überleben, sondern ein Schlüssel zum Erfolg. Und obwohl sich das auf alles und jedes bezieht, legen wir hier einen Schwerpunkt auf das Thema „Virtualisierung“ – virtuelle Meetings und Remote-Arbeit.
Ein Technologieschub ist offensichtlich, und laut einer McKinsey-Forschung, hat er uns fast 5 Jahre nach vorne gebracht. Virtuelle Technologie – fast forward.

Hinein in die virtuelle Welt mit MS Teams

TCJG hat schon seit ein paar Jahren Erfahrungen mit virtuellen Formaten. Mit dem ersten Lock-Down haben wir unmittelbar voll auf digitale Formate gesetzt. Und dabei eine Menge Tools erprobt.
Microsoft Teams hat sich schnell einen zentralen Platz erobert, da es in der Welt unserer Kunden am besten repräsentiert ist. Wir gestalten interaktive virtuelle Workshops mit diesem Tool mit über 70 Teilnehmern im Plenum. Innerhalb weniger Minuten wechseln die Teilnehmer in Kleingruppen, um an individuellen Aufgaben zu arbeiten und in den Austausch zu geben. Hier werden sowohl Ideen als auch Dateien ausgetauscht. Es ist, als ginge man von einer Sitzung zur nächsten und sähe seine Kollegen dann wieder in einem großen Konferenzraum. Nur digital. Die Power von Break-Out-Rooms. Virtuelle Technologie – fast forward.

Im virtuellen Format ankommen – vor der eigentlichen Session

Um einen reibungslosen Ablauf des virtuellen Workshops für jeden Teilnehmer zu gewährleisten, fördern wir so genannte „technical-check calls“ vor dem eigentlichen virtuellen Workshop. Wir haben gelernt, wie wertvoll es ist, dass sich alle Teilnehmer mit ihrer (virtuellen) Umgebung, sowohl im Hauptraum als auch in den Breakout-Rooms, vertraut und wohl fühlen. Und auch mit allen Kollaborationswerkzeugen, die wir in unserem Workshop einsetzen wollen, wie z.B. ein Whiteboard oder Umfrage. Kurz gesagt, die Optionen und Möglichkeiten von MS Teams werden vom Facilitator vorgestellt und sofort von den Teilnehmern getestet. Im Falle eines Problems kann dies dann vor Beginn des Workshops gelöst werden.

Und dann in der eigentlichen Session – Da geht was

Durch die Anpassung des technischen Aspekts in den Microsoft Teams stellen wir sicher, dass der Workshop selbst reibungslos abläuft. Wir können uns jetzt auf Teilnehmer und Inhalte konzentrieren und eine richtige virtuelle Erfahrung anbieten.

Abgesehen davon, dass wir uns gegenseitig auf einem Bildschirm sehen, sind wir in der Lage, schnell Links, Daten, Ideen, Fragen oder ein Lächeln auszutauschen, indem wir einfach die MS-Team-Chat-Option während des Workshops verwenden.

Verschiedene Plug-ins ermöglichen es uns, unser Meeting oder ein Workshop genau auf unsere Bedürfnisse abzustimmen. Durch das Hinzufügen eines Wiki tab oder eines OneNote tab können Sie sich schnell Notizen machen, Dokumente erstellen, gemeinsam mit Ihren Kollegen Gedanken austauschen und dann Ihre Ideen grafisch präsentieren, indem Sie Whiteboard-Tab wie InVision oder Conceptboard hinzufügen. In unseren Workshops hat sich das Conceptboard als ein großartiges Kollaborationswerkzeug gezeigt – benutzerfreundlich und mit großen Präsentationsmöglichkeiten. Zusammen mit dem Einsatz des Mentimeter ermutigen wir die Teilnehmer auf diese Weise, sich zu beteiligen und aktiv in einem Workshop zu sein.

Nicht als Beobachter, sondern als Teilnehmer.

Und dann, nach ein paar Übungen und dem Gedankenaustausch, ist es Zeit für eine Pause. Und was wäre das für eine Pause ohne ein bisschen Musik oder ein schönes Video auf dem Bildschirm, nur bis wir uns wieder sehen und mit dem Workshop fortfahren. Virtuelle Technologie – fast forward.

Unser Tipp: Wenn Sie Moderator sind, gibt es auch einige großartige neue Optionen wie z.B. Spotlight Option – die Wahl eines Videos (einschließlich Ihres eigenen) als Hauptvideo, das alle Teilnehmer sehen. Ziemlich cool.
Virtuelle Technologie – fast forward.

Es geht noch weiter – immer wieder Neues kommt

Außerdem gab es einige ziemlich interessante Ankündigungen über aktuelle MS Teams Entwicklungen, wie z.B. Meeting recap Option –  die die Aufzeichnung des Meetings, die Abschrift, den Chat und gemeinsam genutzte Dateien in einem Meeting-Chat für alle Teilnehmer des Meetings ermöglicht.

Die neue Together-Mode und Custom Layouts Option sollten diese virtuelle Erfahrung auf ein viel höheres Niveau heben. Durch die Erstellung von Grafiken, sollten wir das Gefühl haben, dass wir uns tatsächlich in einem Workshop, einem Seminar oder in einem Café befinden. Und mit Custom Layouts werden wir in der Lage sein, gleichzeitig ein Video-Feed und den Moderator zu sehen. Auf diese Weise können die Teilnehmer sowohl dem Material folgen und auch die Gesichtsmimik des Moderators sehen.

Der bestehende Together-Mode ist ab 4 Personen in einer Session verfügbar. Sobald 10 und mehr Teilnehmer anwesend sind kann eine große Galerie-Option gewählt werden.

Virtuelle Technologie – fast forward.

Wir müssen zustimmen, dass sich unsere Routine, unser tägliches Leben verändert hat. Mit jedem Tag entdecken wir mehr und mehr Möglichkeiten. Neue, unglaubliche Entwicklungen in der virtuellen Welt passieren fast forward. Die Zukunft findet jetzt statt. Und die Frage ist – verwandelt sich die Realität in virtuell oder virtuell in der Realität?

Sie gestalten Zukunft.
Mit uns geht das gut.